Multa de la AEPD a tu empresa: qué se puede discutir ante la Audiencia Nacional

Tienes delante una notificación de la Agencia Española de Protección de Datos con un importe, un plazo y, muy probablemente, una oferta de pago reducido. La reacción inmediata suele ser buscar cómo se redacta el recurso. Antes hay otra pregunta, y condiciona todo lo demás: si conviene recurrir, y qué queda realmente por discutir cuando el expediente ya está instruido. Varias de las opciones que la propia notificación te ofrece estrechan el terreno de la defensa posterior, y conviene saberlo antes de firmar nada.

Dónde se recurre una sanción de la AEPD y cuánto tiempo tienes

La resolución sancionadora de la Agencia agota la vía administrativa. Desde la notificación se abren dos caminos, y ninguno obliga a recorrer el otro.

El primero es el recurso de reposición ante la propia Agencia, con un plazo de un mes desde el día siguiente a la notificación. Es potestativo. El segundo es el recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, con un plazo de dos meses computado igualmente desde el día siguiente a la notificación y de fecha a fecha.

Si presentas la reposición, la Agencia dispone de un mes para resolverla. Transcurrido sin respuesta se entiende desestimada y queda expedita la vía judicial. Cuando la desestimación es expresa, los dos meses del contencioso corren desde esa segunda notificación. Cuando llega por silencio, el cómputo ha sido objeto de una doctrina constitucional que descarta aplicar la caducidad prevista para los actos presuntos, pero apoyar la defensa en esa doctrina es innecesario: interponer dentro de los dos meses siguientes evita el debate por completo.

La reposición tiene un coste de calendario y un decisor que no cambia, porque resuelve el mismo órgano que sancionó. Compensa cuando hay un error material comprobable, un documento que no llegó al expediente o un cálculo mal hecho, es decir, cuando la Agencia puede rectificar sin contradecirse. Si lo que discutes es la valoración jurídica del tratamiento o la culpabilidad, rara vez mueve nada y lo razonable es ir directamente al tribunal.

Una duda frecuente: el requisito de intento de acuerdo previo que rige desde 2025 antes de demandar no se aplica aquí, porque queda reservado a los asuntos civiles y mercantiles. Frente a la Administración la secuencia es la administrativa, sin trámite negociador previo.

La decisión que se toma antes de recurrir: pagar con reducción o defenderse

El acuerdo de inicio del procedimiento incorpora dos rebajas distintas sobre la sanción propuesta, acumulables entre sí: una por reconocer la responsabilidad y otra por pagar de forma voluntaria antes de la resolución. Cada una es de al menos un veinte por ciento, y los porcentajes concretos y las cantidades resultantes tienen que figurar en esa misma notificación. Comprueba ahí la cifra final y no la des por buena a partir de un resumen o un correo.

Ambas rebajas están condicionadas a renunciar a cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción. El Tribunal Supremo ha aclarado que esa renuncia se proyecta solo sobre la vía administrativa y no alcanza a la judicial, de modo que aceptar la reducción no cierra por sí misma la puerta de la Audiencia Nacional.

Ahí acaba la parte tranquilizadora, porque las dos rebajas no tienen el mismo efecto sobre lo que después puedes discutir.

El pago voluntario, por sí solo, no implica admitir nada. Termina el procedimiento sin que hayas aceptado los hechos ni la culpabilidad, y la Administración sigue teniendo que sostener con prueba lo que imputó.

El reconocimiento de responsabilidad opera de otra manera. Los hechos y su atribución dejan de estar en disputa por decisión propia, y quien después pretende discutirlos ante el tribunal se encuentra con su propia declaración enfrente. Cabe hacerlo, pero exige una explicación sólida de por qué lo admitido no era cierto o no era atribuible, y esa explicación casi nunca existe.

La consecuencia práctica es sencilla. Si la intención es litigar, la rebaja por pago voluntario es compatible con esa estrategia y la del reconocimiento la compromete. Si la intención es cerrar el asunto, acumular ambas es lo racional, dentro del plazo que la notificación señala, porque fuera de él dejan de ser acumulables.

Qué motivos prosperan de verdad ante la Audiencia Nacional

Un recurso no mejora por acumular motivos. Estos cuatro tienen recorrido, y no todos producen el mismo resultado.

Caducidad del procedimiento. La Agencia dispone de doce meses desde el acuerdo de inicio para dictar y notificar la resolución. Superado ese plazo el procedimiento caduca y las actuaciones se archivan. Los expedientes iniciados antes de mayo de 2023 se rigen por el plazo anterior, de nueve meses. Hay un plazo previo que también cuenta: las actuaciones de investigación anteriores al acuerdo de inicio no pueden superar los dieciocho meses. Ambos se miden con las fechas de notificación en la mano, no con las de los documentos.

La caducidad es de resultado binario: o se ha producido o no. Tiene un límite que conviene anticipar, porque archiva el procedimiento pero no borra la infracción, y la Agencia puede volver a iniciarlo si esta no ha prescrito. En muchos casos es una victoria completa. En otros, tiempo ganado.

Prescripción de la infracción. Las muy graves prescriben a los tres años, las graves a los dos y las leves al año, contados desde su comisión, y el plazo se interrumpe cuando conoces formalmente el acuerdo de inicio. La calificación que la Agencia atribuya a los hechos determina cuál de los tres plazos se aplica, de modo que discutir la calificación y discutir la prescripción suelen ser el mismo debate. El punto delicado son los tratamientos continuados, donde la fecha de comisión no coincide con la del primer acto.

Falta de acreditación de la culpabilidad. El procedimiento sancionador exige probar dolo o negligencia, y no basta con constatar el incumplimiento y deducir de ahí la culpa. Cuando toda la imputación descansa en esa deducción, el motivo puede llevarse por delante la resolución entera. Cuando afecta solo a parte de los hechos, suele traducirse en rebaja.

Motivación insuficiente de la graduación. El importe no se fija a ojo. El reglamento europeo enumera los criterios que hay que ponderar y la resolución tiene que explicar cómo los aplicó: agravantes introducidas sin soporte fáctico, atenuantes descartadas sin razonamiento, medidas correctoras adoptadas por la empresa que la Agencia ignora. Este motivo rara vez anula la sanción. Lo habitual es que el tribunal recalcule el importe a la baja, a veces de forma muy considerable.

La distinción importa al fijar expectativas. Los dos primeros motivos, si concurren, eliminan la sanción. Los dos últimos, en la mayoría de los casos, la abaratan.

Qué no suele prosperar

Volver sobre el fondo del tratamiento después de haber reconocido los hechos. El tribunal no revisa lo que la propia empresa dio por cierto, salvo que se justifique de manera convincente el cambio de posición.

Alegar que el expediente se amplió más allá de la reclamación que lo originó. El Tribunal Supremo ha resuelto que, cuando varias reclamaciones individuales tienen origen común en el documento general que define la política de protección de datos de la entidad, la Agencia puede examinar ese documento y sancionar sus deficiencias. La ampliación en sí no da recorrido al recurso. Lo da su falta de comunicación: si no se notificó de forma que permitiera alegar y proponer prueba sobre los nuevos elementos, lo que se discute ya es la indefensión, y ese motivo se sostiene.

Discrepar del criterio de la Agencia sin identificar un defecto jurídico. Que la interpretación sea discutible, o que otras autoridades europeas hayan resuelto de otro modo, no basta por sí solo. El tribunal revisa legalidad, no oportunidad.

¿Hay que pagar mientras se recurre?

No de forma inmediata. Una resolución sancionadora no es ejecutiva mientras quepa contra ella algún recurso en vía administrativa, y el potestativo de reposición cuenta a estos efectos. Durante el mes que tienes para interponerlo, y mientras una reposición presentada esté pendiente, no hay nada que ingresar.

La situación cambia al agotarse la vía administrativa. A partir de ahí la sanción es ejecutiva y el importe exigible. Existe un mecanismo intermedio poco utilizado: comunicar a la Agencia la intención de interponer el contencioso permite mantener la suspensión hasta que venza el plazo para hacerlo o hasta que el tribunal se pronuncie sobre la medida cautelar solicitada en el propio recurso.

Esa medida hay que pedirla expresamente y con el recurso, no después. El tribunal la concede cuando la ejecución haría perder al recurso su finalidad legítima, y un perjuicio puramente económico y reparable no suele alcanzar ese umbral por sí solo. Cuando la concede, es frecuente que la condicione a garantía o aval. Planificar la tesorería contando con la suspensión es un error.

Hasta dónde puedes llegar sin abogado

La reposición ante la Agencia la puedes presentar tú. No exige abogado ni procurador, no devenga tasa y se registra electrónicamente en la sede de la propia Agencia. Si el motivo es un error comprobable, hacerlo por tu cuenta es razonable.

El contencioso funciona de otro modo. La Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional es un órgano colegiado, y ante los órganos colegiados la ley exige abogado y procurador, sin excepción aplicable a una empresa o a un autónomo sancionado. Ese requisito condiciona la admisión del recurso, de manera que no existe una versión de bajo coste del contencioso.

El coste tiene tres partidas: honorarios de abogado, derechos del procurador y, en su caso, prueba pericial. En este orden jurisdiccional no hay tasa judicial. El desglose con cifras está en nuestro artículo sobre cuánto cuesta un contencioso-administrativo. En PASSAS los honorarios del procurador no están comprendidos en los del despacho: se detallan por separado, junto con los de cualquier otro profesional que intervenga, en la propuesta y en la hoja de encargo, de modo que el coste total se conoce antes de empezar. Si el asunto tiene recorrido, nuestro servicio de juicio administrativo a precio fijo cubre el procedimiento completo desde la vía administrativa.

Cuándo no compensa: cuando la sanción es de importe reducido y no hay ningún motivo binario a la vista. Un expediente en el que la única discusión posible es la graduación, con una multa de unos pocos miles de euros, tiene como desenlace probable una rebaja parcial que no cubre el coste de obtenerla. Cuándo sí: cuando los plazos de caducidad o prescripción se han superado, cuando el importe es alto, o cuando la resolución arrastra consecuencias que exceden del dinero, empezando por su publicación en el sitio de la Agencia y por su peso en cualquier expediente futuro sobre los mismos tratamientos.

La secuencia útil es esta. Comprobar las fechas del expediente antes que los argumentos, porque la caducidad y la prescripción se aprecian con un calendario y deciden el asunto entero. Decidir después qué reducción aceptar, sabiendo que pagar y reconocer la responsabilidad no son la misma decisión ni tienen las mismas consecuencias. Y reservar el recurso para los casos en que el importe en juego justifica el coste de discutirlo. Una sanción de la Agencia es un acto administrativo revisable, y la Audiencia Nacional la corrige con más frecuencia de la que el sector transmite. Lo que no admite corrección es un plazo vencido.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para recurrir una sanción de la AEPD?

Un mes para la reposición ante la propia Agencia y dos meses para el contencioso ante la Audiencia Nacional, ambos desde el día siguiente a la notificación. Si presentas la reposición y se resuelve expresamente, los dos meses vuelven a correr desde esa segunda notificación. Son plazos de caducidad: vencidos, la resolución es firme.

Si pago con la reducción, ¿pierdo el derecho a recurrir?

Pierdes la vía administrativa, porque la rebaja está condicionada a renunciar a ella. La judicial sigue abierta, según ha establecido el Tribunal Supremo. Ahora bien, si además de pagar reconociste la responsabilidad, habrás dado por ciertos los hechos, y desdecirse ante el tribunal exige una justificación que rara vez se tiene.

¿Puede la Audiencia Nacional rebajar la multa en lugar de anularla?

Sí, y es un desenlace habitual. Cuando el defecto está en cómo se graduó el importe y no en la existencia de la infracción, el tribunal ajusta la cuantía. Hay resoluciones en las que la reducción ha alcanzado varios millones de euros sobre sanciones a grandes entidades.

¿Tengo que pagar mientras el recurso está en trámite?

Mientras quepa recurso en vía administrativa, incluida la reposición, la sanción no es ejecutiva y no hay que ingresar nada. Agotada esa vía, sí lo es, y para evitar el pago durante el pleito hay que pedir la suspensión cautelar al tribunal en el propio recurso. No se concede de forma automática y suele exigir garantía.

¿Necesito abogado para recurrir?

Para la reposición ante la Agencia, no. Para el contencioso ante la Audiencia Nacional, sí, y también procurador, porque es órgano colegiado. La falta de cualquiera de los dos es un defecto subsanable, pero con un plazo breve para corregirlo.