El sobre llega a tu nombre y no al de la sociedad. Dentro hay un acuerdo de declaración de responsabilidad subsidiaria, un importe que coincide con deudas de una empresa que quizá lleva años parada y un plazo para ingresarlo. La primera reacción suele ser buscar el error de bulto: la sociedad tiene personalidad jurídica propia, el capital estaba desembolsado, nunca firmaste un aval personal. Nada de eso resuelve el problema, porque la Ley General Tributaria contempla precisamente ese salto del patrimonio social al personal cuando concurren unos requisitos tasados.

Tres cosas deciden el asunto: qué figura ha aplicado la Agencia Tributaria, si agotó antes lo que la ley le obliga a agotar y qué escribió en el acuerdo para describir tu conducta concreta. Tu condición de administrador es el punto de partida del expediente, no su conclusión. Sobre esos tres puntos el Tribunal Supremo ha dictado en poco más de un año una serie de sentencias que han estrechado el margen de la Administración. Aquí están los requisitos, los plazos que corren desde la notificación y el punto en que la defensa deja de poder llevarse en solitario.

Qué es la derivación de responsabilidad y cuándo procede

La derivación exige un acto administrativo propio. El artículo 41.5 de la Ley 58/2003 obliga a dictarlo previa audiencia del interesado, declarando la responsabilidad y determinando su alcance y extensión. Ese mismo apartado añade un requisito que solo afecta a la responsabilidad subsidiaria: la Administración necesita haber declarado fallido antes al deudor principal y a los responsables solidarios que existan. Sin esa declaración previa, el expediente contra el administrador está mal construido desde el origen.

Dentro del artículo 43.1 conviven dos supuestos aplicables a los administradores que conviene no confundir, porque exigen cosas distintas.

Letra a): la infracción de la sociedad. Alcanza a los administradores de hecho o de derecho de personas jurídicas que hayan cometido infracciones tributarias, cuando no hubieran realizado los actos necesarios que fuesen de su incumbencia para el cumplimiento de las obligaciones, hubieran consentido el incumplimiento de quienes de ellos dependan o hubieran adoptado acuerdos que posibilitasen las infracciones. La responsabilidad se extiende a las sanciones.

Letra b): el cese de actividad. Alcanza a los administradores de sociedades que hayan cesado en su actividad, por las obligaciones tributarias devengadas y pendientes en el momento del cese, cuando no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieran adoptado acuerdos causantes del impago. Aquí no se exige infracción previa. El detonante es el cierre de hecho sin dejar liquidado lo pendiente.

Esta vía es tributaria y no se confunde con la que utilizan los acreedores privados. Aquella se apoya en la Ley de Sociedades de Capital, la ejercita quien no ha cobrado y se ventila ante los tribunales civiles; lo hemos explicado aparte al tratar la responsabilidad del administrador frente a acreedores privados. La derivación tributaria la acuerda la propia Agencia Tributaria, se impugna primero en vía administrativa y termina, si hace falta, en el orden contencioso-administrativo. Las dos pueden estar abiertas a la vez sin que el resultado de una condicione el de la otra.

Qué tiene que probar la Administración

Durante años la práctica consistió en describir el cargo, enumerar las sanciones impuestas a la sociedad y dar por acreditada la negligencia. El Tribunal Supremo ha desmontado ese esquema en cuatro resoluciones que conviene tener localizadas, porque son el material con el que se redactan hoy las alegaciones.

La STS 594/2025, de 20 de mayo (rec. 3452/2023, ECLI:ES:TS:2025:2161) fijó que la responsabilidad del artículo 43.1.a) tiene naturaleza sancionadora, con dos consecuencias. Prohíbe la responsabilidad objetiva del administrador, de modo que la derivación no puede atender en exclusiva a su condición de tal sin vulnerar la presunción de inocencia. Y prohíbe invertir la carga de la prueba: corresponde a la Administración aportar, en un procedimiento contradictorio y con audiencia, los elementos que fundamentan el presupuesto de la responsabilidad. Las dudas se resuelven a favor del declarado responsable.

La STS 901/2025, de 1 de julio (rec. 642/2023, ECLI:ES:TS:2025:3255) aplicó ese criterio a un dato muy concreto. La inscripción del cargo en el Registro Mercantil no basta por sí sola para apreciar el elemento subjetivo de la responsabilidad. Es un dato necesario y no suficiente: hay que concretar qué hizo o dejó de hacer esa persona. En el caso resuelto, la recurrente sostenía haber cesado en 1992 sin que el cese llegara a inscribirse.

La STS 1037/2025, de 17 de julio (rec. 5815/2023, ECLI:ES:TS:2025:3465) extendió las mismas garantías a la letra b), exigiendo que el acuerdo motive la negligencia del administrador y, en particular, la omisión de las obligaciones dirigidas a la disolución ordenada de la sociedad o a solicitar el concurso. Merece la pena leer su desenlace completo. Sobre un mismo acuerdo de derivación, el Supremo anuló la imputación por la letra a) por falta de motivación específica y confirmó la de la letra b), porque ahí la Administración sí había detallado qué obligaciones incumbían al administrador y qué dejó de hacer cuando la sociedad cesó. La doctrina no anula acuerdos por sí sola.

La STS 764/2026, de 18 de junio (rec. 8953/2023, ECLI:ES:TS:2026:2817) alteró el orden de los pasos cuando la sociedad ya está disuelta, liquidada y extinguida. En ese supuesto los socios suceden ope legis en las obligaciones tributarias pendientes conforme al artículo 40 LGT, y la Agencia Tributaria debe continuar el procedimiento recaudatorio frente a ellos y declararlos fallidos si procede, antes de dirigirse contra el administrador como responsable subsidiario. La práctica anterior consistía en saltarse ese escalón. Los expedientes tramitados así son revisables.

Plazos y vías desde que llega la notificación

Antes del acuerdo hay una fase de la que mucha gente no se entera a tiempo. El procedimiento se inicia con un acuerdo que se notifica al interesado, y el trámite de audiencia es de quince días contados desde el día siguiente al de la notificación de su apertura, según el artículo 124.1 del Reglamento General de Recaudación. Es el momento de examinar el expediente completo y de aportar prueba. El artículo 174.3 LGT precisa que ese trámite no excluye tu derecho a formular alegaciones y aportar documentación con anterioridad.

Cuando llega el acuerdo de declaración de responsabilidad, el artículo 174.4 LGT obliga a que la notificación contenga el texto íntegro, con indicación del presupuesto de hecho habilitante y de las liquidaciones a las que alcanza, los medios de impugnación con su órgano y su plazo, y el lugar, plazo y forma de pago. Ese listado funciona como control de calidad del acuerdo que has recibido.

Los plazos que corren desde ahí son estos.

• Pago en periodo voluntario. Artículo 62.2 LGT: si la notificación se recibe entre los días 1 y 15 del mes, hasta el día 20 del mes posterior; si se recibe entre el 16 y el último día del mes, hasta el día 5 del segundo mes posterior.
• Recurso de reposición. Un mes desde el día siguiente al de la notificación (artículo 223.1 LGT). Es potestativo y se presenta ante el mismo órgano que dictó el acuerdo.
• Reclamación económico-administrativa. Un mes, también desde el día siguiente al de la notificación (artículo 235.1 LGT). No cabe simultanearla con la reposición: si se interponen ambas dentro de plazo, se tramita la presentada en primer lugar y se inadmite la segunda.
• Recurso contencioso-administrativo. Dos meses desde la notificación de la resolución económico-administrativa, conforme al artículo 46.1 de la Ley 29/1998.

Hay una regla del artículo 174.5 LGT que conviene conocer antes de redactar nada. En el recurso o reclamación contra el acuerdo de derivación puedes impugnar el presupuesto de hecho habilitante y también las liquidaciones a las que ese presupuesto alcanza, aunque se dictaran en un procedimiento en el que no fuiste parte. El límite está en los efectos: la estimación no permite revisar las liquidaciones que ya hubieran adquirido firmeza para otros obligados tributarios.

La prescripción es de cuatro años (artículo 66 LGT) y su cómputo tiene una regla propia. Para el responsable subsidiario, el artículo 67.2 LGT lo sitúa en la notificación de la última actuación recaudatoria practicada al deudor principal o a cualquiera de los responsables solidarios. La STS 666/2026, de 29 de mayo (rec. 8410/2023) añadió un matiz relevante cuando la sociedad ha pasado por concurso: el plazo empieza cuando la insolvencia quedó suficientemente constatada mediante datos objetivos del procedimiento concursal, y no cuando la Administración decidió firmar la declaración de fallido bastante después. Retrasar esa declaración no desplaza el inicio del cómputo.

Cuándo compensa recurrir y cuándo no

La decisión depende de tres variables: la cuantía derivada, la prueba de que dispones y la fase en la que estás. Las tres se miden antes de escribir el primer escrito.

Hay tramos que puedes cubrir por tu cuenta con resultados razonables. Las alegaciones en el trámite de audiencia no exigen abogado y son el momento más barato de introducir documentación: actas, correspondencia con la asesoría, justificantes de las gestiones que sí hiciste, prueba del cese efectivo. El recurso de reposición y la reclamación económico-administrativa tampoco exigen abogado, y la vía económico-administrativa es gratuita. Si el acuerdo se limita a describir tu cargo y a enumerar sanciones de la sociedad, esa carencia se alega sin necesidad de un despacho detrás.

El cálculo cambia en tres situaciones. Cuando la cuantía derivada es alta y hay patrimonio personal expuesto. Cuando la defensa depende de reconstruir hechos antiguos: un cese que no se inscribió, el reparto real de funciones entre varios administradores, documentación que quedó en manos de un tercero. Y cuando ya has agotado la vía administrativa, porque a partir de ahí el artículo 23 de la Ley 29/1998 exige abogado en todo caso.

Conviene vigilar además la ejecución mientras recurres. En reposición, la suspensión no se produce por el mero hecho de recurrir: el artículo 224.1 LGT la concede automáticamente a instancia del interesado si se garantiza el importe del acto, los intereses de demora y los recargos que procederían. Calcular el coste de esa garantía forma parte de la decisión.

Sobre los números, nuestro recurso contencioso-administrativo con precio fijo parte de 3.000 € + IVA, cerrado en la hoja de encargo antes de empezar, cubre la vía administrativa previa y el procedimiento judicial, y nunca supera el 20 % de la cuantía en juego. Los honorarios del procurador no están comprendidos en esa cifra, porque cada procurador fija los suyos libremente; se detallan por separado, junto con las tasas y los peritos si intervienen, en la propuesta y en la hoja de encargo. Por debajo de 10.000 € en juego no aceptamos encargos judiciales. El desglose de partidas está en cuánto cuesta un contencioso-administrativo.

Si quieres contrastar tu acuerdo antes de decidir, puedes reservar una videoconsulta de 90 € (IVA incluido, pago por adelantado), que se descuenta de los honorarios si finalmente te proponemos un encargo. Si las cuentas no salen a tu favor, te lo decimos en la propia consulta.

Tres comprobaciones ordenan casi cualquier acuerdo de derivación. La primera es si consta declaración de fallido y contra quién se dictó, porque con la sociedad ya liquidada la Agencia Tributaria debía haber pasado antes por los socios. La segunda es si el acuerdo describe una conducta concreta tuya, con hechos y fechas, o se queda en tu cargo y en las sanciones de la sociedad. La tercera son las fechas: la de la última actuación recaudatoria frente a la sociedad y la del inicio del expediente contra ti, porque entre ambas se juega la prescripción. Con esas tres respuestas y el expediente completo delante, la conversación deja de ser sobre si esto es justo y pasa a ser sobre qué motivo se alega y en qué plazo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un administrador de hecho a efectos del artículo 43 LGT?

El artículo 43.1 se dirige a los administradores «de hecho o de derecho», de modo que la condición se valora por la conducta real y no por el nombramiento inscrito. Responde quien ejerce de forma efectiva las funciones propias del cargo sin título formal, y también quien figura como administrador aunque no gestione, si concurren los demás requisitos. La Administración tiene que acreditar ese ejercicio efectivo con hechos, igual que cualquier otro elemento del presupuesto de la responsabilidad.

¿Qué diferencia hay entre responsabilidad solidaria y subsidiaria?

La solidaria (artículo 42 LGT) permite a la Administración dirigirse contra el responsable sin haber agotado el cobro frente a la sociedad. La subsidiaria (artículo 43 LGT) exige el paso previo del artículo 41.5: declaración de fallido del deudor principal y de los responsables solidarios que existan. Los supuestos que afectan a los administradores por infracciones o por cese de actividad son subsidiarios, de manera que la falta de esa declaración previa, o su extensión incorrecta, constituye un motivo de impugnación autónomo.

¿Puedo recurrir si la sanción a la sociedad no es firme para mí?

Sí. El artículo 174.5 LGT permite impugnar en tu recurso el presupuesto de hecho habilitante y las liquidaciones a las que alcanza el acuerdo, aunque se dictaran en un procedimiento en el que no fuiste parte. La limitación es de efectos: si la estimación te favorece, no se revisan las liquidaciones que ya hubieran ganado firmeza frente a otros obligados tributarios.

¿Qué pasa si la sociedad ya está disuelta y liquidada?

Cambia el orden de actuación. Según la STS 764/2026, de 18 de junio, cuando la sociedad se ha extinguido sus deudas tributarias transmisibles pasan a los socios como sucesores por el artículo 40 LGT, y la Agencia Tributaria debe continuar el procedimiento recaudatorio frente a ellos, declarándolos fallidos si procede, antes de derivar al administrador. Si tu acuerdo se dictó saltándose ese paso, es el primer motivo que hay que revisar.

Dejé el cargo hace años. ¿Me protege lo que conste en el Registro Mercantil?

El registro ayuda, aunque el problema suele ir en la dirección contraria, porque lo habitual es que el cese no llegara a inscribirse. La STS 901/2025 dejó sentado que la inscripción no basta para derivar la responsabilidad, y ese mismo razonamiento sirve para sostener que su ausencia tampoco basta para imputarla. Lo que hay que acreditar es el cese efectivo y su fecha: acta de la junta, comunicación a la sociedad, ausencia de firma en declaraciones posteriores.