¿Es legal que un bot de IA grabe y transcriba una reunión?

Entras en una videollamada de trabajo y entre los asistentes hay uno más, un bot que graba, transcribe y al terminar envía un resumen a todos. Nadie te ha preguntado nada, y no sabes quién lo ha invitado ni dónde acabará lo que digas. La empresa que quiere activar esa función en Teams, Zoom o Meet se hace la pregunta contraria: qué tiene que hacer para usarla sin exponerse a una reclamación.

Grabar una conversación en la que participas no vulnera el secreto de las comunicaciones. Cuando quien graba es una herramienta de IA desplegada por una organización, la pregunta cambia de terreno: quién trata tu voz, con qué base jurídica, si te informó antes de empezar y qué hace después el proveedor con la grabación. Ahí entran el RGPD, los límites del control laboral y una función que el Reglamento de IA prohíbe en el trabajo desde 2025.

La respuesta rápida

• Grabar una reunión en la que participas no lesiona el secreto de las comunicaciones; grabar la de otros, sí.
• Con un bot de IA hay un responsable del tratamiento que necesita base jurídica y debe informarte antes de empezar.
• Si el proveedor reentrena con tu voz, deja de ser un mero encargado y necesita su propia base jurídica.
• En la empresa, el consentimiento del trabajador es frágil y la grabación de sonido tiene límites legales propios.
• Inferir las emociones de los empleados en una videollamada está prohibido desde el 2 de febrero de 2025.

¿Puedo grabar una reunión en la que participo?

Sí, en lo que se refiere al secreto de las comunicaciones. La STC 114/1984, de 29 de noviembre (ECLI:ES:TC:1984:114), resolvió en su fundamento jurídico 7 que quien graba una conversación de otros atenta contra el derecho del artículo 18.3 de la Constitución, mientras que quien graba una conversación con otro no incurre, por ese solo hecho, en conducta contraria a ese precepto. Para el interlocutor no hay secreto que romper, porque la comunicación se dirige a él.

Grabar una reunión ajena es otra cosa. Además de vulnerar el artículo 18.3, quien, para descubrir los secretos o vulnerar la intimidad de otro y sin su consentimiento, utiliza artificios técnicos de escucha o grabación del sonido incurre en el delito del artículo 197.1 del Código Penal, castigado con prisión de uno a cuatro años y multa.

El límite de quien sí participa está en lo que hace después con la grabación. La misma sentencia advierte de que grabar puede ser el paso previo a difundir lo grabado, y que en ese caso la lesión, si la hay, nace de la difusión y afecta a la intimidad del artículo 18.1. Esta doctrina resuelve el secreto de las comunicaciones, pero no dice quién trata los datos de los asistentes cuando graba una organización con una herramienta de terceros.

¿Qué cambia cuando graba un bot de IA?

Que aparece un responsable del tratamiento con obligaciones concretas. La voz es un dato personal cuando permite identificar a quien habla, y la AEPD lo ha analizado en dos entradas de su blog sobre la transcripción de voz con IA, de 14 de enero de 2026, y sobre responsabilidad, derechos y transparencia, de 20 de abril de 2026. Según la Agencia, la organización que incorpora un servicio de transcripción a sus procesos responde de ese tratamiento. No tiene por qué ser quien convocó la reunión: si el bot lo trae otro asistente, normalmente es su empresa la que decide usarlo y la que debe cumplir.

Las obligaciones empiezan por la base jurídica. La AEPD menciona, según el caso, la ejecución de un contrato, el interés legítimo o el consentimiento, y exige que el interés legítimo se pondere frente a los derechos de los afectados. Siguen con la información de los artículos 12 a 14 del RGPD, que debe llegar a todos los participantes antes de que empiece la sesión e incluir cuánto tiempo se conservarán la voz y la transcripción. Durante la grabación, la Agencia recomienda un indicador visible y activo, como un aviso en pantalla o una señal luminosa.

El consentimiento tiene sus propias exigencias. Requiere un acto afirmativo claro, no puede venir activado por defecto y nadie puede ser penalizado por negarlo o retirarlo. La AEPD añade que el que se presta para grabar una sesión concreta caduca al terminar esa sesión y no autoriza grabaciones futuras, y recuerda que ha rechazado que unirse a una reunión tras un aviso de que «al unirse dan su consentimiento» cumpla los requisitos de un consentimiento libre, específico, informado e inequívoco.

¿Y si el proveedor usa la grabación para entrenar su IA?

Entonces ya no actúa sólo por cuenta de la empresa. Mientras se limita a transcribir siguiendo las instrucciones del cliente, el proveedor es encargado del tratamiento, con un contrato que cumpla el artículo 28 del RGPD. La AEPD distingue un segundo tratamiento posible: si los datos de la transcripción se usan para reentrenar el sistema, quien lo hace con fines propios asume el papel de responsable, y su base jurídica será distinta de la del tratamiento de transcripción. Advierte también de que el entrenamiento supervisado suele implicar que terceros escuchen la voz y transcriban el contenido a mano, algo que el interesado debe saber antes de hablar.

La diligencia con el proveedor, insiste la Agencia, se mantiene durante todo el ciclo de vida del tratamiento, y la cláusula sobre reutilización de los datos es la primera que hay que leer, junto con la ubicación de los servidores. La transferencia internacional necesita además su propia cobertura si el proveedor guarda las grabaciones en Estados Unidos, un terreno hoy inestable por las dudas abiertas sobre el Data Privacy Framework. La lógica es la misma que la de lo que hace un chatbot con tus conversaciones, con una diferencia relevante: aquí quien habla no eligió la herramienta ni aceptó sus condiciones.

¿Puede mi empresa grabar con IA las reuniones de trabajo?

Puede, pero el consentimiento rara vez será la base adecuada. La AEPD advierte de que hay que valorar si el consentimiento puede verse viciado en la relación entre empleado y empleador, porque quien depende de la empresa difícilmente se niega con libertad. La empresa tendrá que apoyarse normalmente en el interés legítimo, con una ponderación documentada de por qué grabar es necesario y por qué no basta con un acta.

La legislación española añade un límite específico. El artículo 89.3 de la LOPDGDD sólo admite la grabación de sonidos en el lugar de trabajo cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas derivados de la actividad, y siempre con respeto a los principios de proporcionalidad y de intervención mínima. El precepto está pensado para sistemas de control similares a la videovigilancia, y su alcance sobre una herramienta que levanta el acta de una reunión no está resuelto. A nuestro juicio, cuanto más se use la grabación para supervisar a la plantilla, más difícil será situarla fuera de ese límite, que deja muy poco margen.

Si hay comité de empresa, el artículo 64.5.f) del Estatuto de los Trabajadores le reconoce el derecho a emitir informe, con carácter previo a su ejecución, sobre la implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo. Que un asistente de reuniones encaje ahí depende de para qué se usen sus resultados, y ante la duda lo prudente es pedir el informe antes de desplegarlo. Y si la herramienta puntúa la participación o el rendimiento de cada asistente, puede tratarse de un sistema de alto riesgo del anexo III, punto 4.b), del Reglamento de IA, régimen que el Reglamento (UE) 2026/1744 aplica a partir del 2 de diciembre de 2027.

¿Qué funciones del bot están prohibidas?

Inferir las emociones de los empleados. El artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2024/1689 prohíbe la introducción en el mercado, la puesta en servicio para este fin específico o el uso de sistemas de IA para inferir las emociones de una persona física en los lugares de trabajo y en los centros educativos, salvo cuando el sistema se destine a usos médicos o de seguridad. La prohibición se aplica desde el 2 de febrero de 2025, y el Ómnibus digital sobre IA, que añadió dos prohibiciones nuevas al artículo 5, no modificó esta.

Las Directrices de la Comisión sobre prácticas prohibidas, C(2025) 884, no son vinculantes, pero contienen un ejemplo que describe casi literalmente estas herramientas. Consideran prohibidos los sistemas que vigilan el tono emocional de equipos híbridos infiriendo emociones a partir de la voz y la imagen de las videollamadas, aunque su finalidad sea gestionar dinámicas o prevenir conflictos. También lo está que un centro de atención telefónica siga las emociones de sus empleados, mientras que analizar las de los clientes queda fuera del artículo 5.1.f). En una llamada con clientes el sistema tendría que limitarse a ellos, porque si infiere también las emociones de los empleados vuelve a entrar en la prohibición. El lugar de trabajo se interpreta en sentido amplio e incluye los espacios virtuales y a los candidatos en un proceso de selección.

La frontera técnica está en los datos biométricos, porque el artículo 3.39 del Reglamento define el reconocimiento de emociones a partir de ellos. Las Directrices entienden que inferir emociones de un texto escrito no se basa en datos biométricos y queda fuera de la prohibición, mientras que hacerlo a partir de la voz, la expresión facial o la forma de teclear entra en ella. Un análisis de sentimiento que trabaje sólo sobre la transcripción queda así fuera del artículo 5, aunque siga sujeto al RGPD. Cuando se use reconocimiento de emociones fuera de la prohibición, por ejemplo con clientes, el artículo 50.3 obliga a quien lo despliega a informar de su funcionamiento a las personas expuestas, con efectos desde el 2 de agosto de 2026, y el sistema se considera de alto riesgo conforme al anexo III, punto 1.c).

Lo que puedes hacer tú y dónde hace falta un abogado

Como participante, tienes margen de actuación sin necesidad de asesoramiento. Puedes pedir que se detenga la grabación o no prestar tu consentimiento cuando sea esa la base invocada, sin que negarte pueda perjudicarte. Si la base es el interés legítimo, puedes oponerte por motivos relacionados con tu situación particular, conforme al artículo 21 del RGPD. Después de la reunión, puedes pedir acceso a la grabación y a la transcripción por el artículo 15 y la rectificación de lo que se haya transcrito mal por el artículo 16. Si no te atienden, puedes reclamar ante la AEPD.

Como empresa, el trabajo es de otra naturaleza. Elegir y ponderar la base jurídica, decidir si hace falta una evaluación de impacto del artículo 35 del RGPD, cerrar en el contrato de encargo la reutilización de los datos y comprobar qué funciones caen bajo el Reglamento de IA son calificaciones jurídicas, y de ellas depende que la herramienta resista una inspección. Si vas a desplegar un asistente de reuniones o ya lo tienes activo, el punto de partida es clasificar la herramienta y dejar escrita la documentación que exige el Reglamento.

Lo esencial

Quien participa en una reunión puede grabarla sin lesionar el secreto de las comunicaciones, aunque difundir lo grabado puede afectar a la intimidad de los demás. Cuando graba un bot desplegado por una organización, esa organización responde como responsable del tratamiento: necesita base jurídica, debe informar antes de empezar y no puede tratar la permanencia en la llamada como consentimiento. Si el proveedor reentrena con las grabaciones, pasa a ser responsable de ese segundo tratamiento. En el trabajo, el consentimiento del empleado es una base débil y el artículo 89.3 de la LOPDGDD restringe la grabación de sonido. Y cualquier función que infiera las emociones de los empleados a partir de su voz o su imagen está prohibida.

Preguntas frecuentes

¿Basta con que el bot avise al entrar en la llamada?

No. La AEPD exige que la información llegue a todos los participantes antes del inicio de la sesión y que se refuerce mientras la grabación esté activa. Si la base jurídica es el consentimiento, además, la Agencia ha rechazado que unirse a la reunión después de un aviso genérico equivalga a consentir.

¿Puedo pedir la transcripción de una reunión en la que salgo?

Sí, mediante el derecho de acceso del artículo 15 del RGPD, dirigido a quien decidió usar la herramienta, que tiene un mes para responder. Según la AEPD, el responsable no puede negarse de forma generalizada por dificultades técnicas o porque aparezcan datos de terceros cuando esos datos pueden protegerse por otros medios, como la anonimización.

¿Y si la transcripción me atribuye algo que no dije?

Puedes exigir que se corrija. La AEPD recuerda que una transcripción incorrecta activa la obligación de rectificar sin dilación indebida del artículo 16 del RGPD y que la inexactitud no es un mero fallo técnico, porque el principio de exactitud obliga al responsable. Pídelo por escrito, sobre todo si el resumen ya circula entre otras personas.

¿Puedo grabar con IA una videollamada personal?

Grabar una conversación en la que participas no vulnera el secreto de las comunicaciones, y si lo haces en un ámbito puramente personal o doméstico el RGPD no se aplica a lo que tú haces, por la exclusión de su artículo 2.2.c). Eso no cubre al proveedor, que sí trata las voces de todos, ni la difusión de lo grabado. Revisa si el servicio entrena con las grabaciones y desactívalo si puedes.